Старая статья, некоторые детали уже не соответствуют действительности, но принципиальные положения все еще актуальны

Проблемы расчета дебиторской и кредиторской задолженностей в компьютерных системах

Для правильной оценки величин дебиторской и кредиторской задолженностей при ведении компьютерного учета необходимо соблюдать ряд правил, касающихся организации аналитического учета взаиморасчетов и методов получения обобщающей информации на активно/пассивных счетах. Если не уделить им достаточного внимания, то валюта баланса окажется либо заниженной, либо завышенной. В данной статье рассматриваются основные возникающие здесь проблемы и способы их преодоления.
Пункт 2.17 "Инструкции о порядке заполнения форм годового бухгалтерского отчета предприятия" (письмо Минфина РФ от 24 июня 1992 г. N 48 с изменениями от 13 октября 1993 г., 11 июля, 20 декабря 1994г.) гласит: "Остатки по счетам бухгалтерского учета, отражающим расчеты, в балансе приводят в развернутом виде: остатки по счетам аналитического учета, по которым имеется дебетовое сальдо - в активе, по которым имеется кредитовое сальдо - в пассиве."

Занижение задолженностей

Процитированный пункт инструкции фактически требует того, чтобы исходящие сальдо синтетических счетов расчетов с контрагентами формировались развернуто. Это означает, что, в общем случае, указанные счета могут иметь "двустороннее" сальдо, то есть имеющее ненулевые значения одновременно и по дебету и по кредиту.
Рассмотрим пример. Предположим, у предприятия имеются два партнера - "фирма1" и "фирма2" и расчеты с ними ведутся через счет 76. Если контрагенту "фирма1" поставлено продукции на 10 тыс. руб. но ее оплата не получена, а от контрагента "фирма2" получены материалы на сумму 9 тыс. руб. без предварительной оплаты, то развернутое сальдо счета 76 будет включать сумму 10 тыс. руб. по дебету и 9 тыс. руб. - по кредиту. В соответствии с этим, дебетовая сторона сальдо должна быть отражена в активе баланса, а кредитовая - в пассиве.
Почему это важно? Да, потому, что одновременное наличие дебиторской задолженности в сумме 10 тыс. руб. и кредиторской в сумме 9 тыс. руб. отнюдь не то же самое, что дебиторская задолженность в сумме 1 тыс. руб. при отсутствии кредиторской задолженности в том случае, если показать свернутое, "сведенное" сальдо как разность между совокупными задолженностями дебиторов и кредиторов, отражаемыми на одном счете. "Сведение", "свертывание" сальдо счетов расчетов показывает финансовое положение предприятия в существенно более выгодном свете, чем при одновременном отражении и дебиторской, и кредиторской задолженностей по одному счету.
Расчет развернутого сальдо производится путем раздельного суммирования всех дебетовых и всех кредитовых итогов взаиморасчетов по объектам аналитического учета. Вопрос о том, какие именно объекты аналитического учета должны использоваться в качестве базы расчетов пока оставим в стороне и будем считать, что этими объектами являются контрагенты.
На первый взгляд кажется, что можно обойтись и без аналитического учета и выводить развернутое сальдо непосредственно из оборотов синтетического счета. Однако это не так. Например, если в условиях рассмотренного примера контрагентом "фирма1" за отчетный период перечислено в уплату за полученную продукцию 4 тыс. руб., то дебиторская задолженность составит только 6 тыс. руб. (10-4), что и должно быть отнесено в дебетовую часть развернутого сальдо (итог взаиморасчетов с контрагентом "фирма1"), а кредитовая сторона развернутого сальдо не должна измениться. В то же время кредитовый оборот счета в этом случае увеличится на 4 тыс. руб. и составит 13 тыс. руб. Свернутое сальдо (разность задолженностей) не изменится, но если развернутое будет сформировано по оборотам, то общее состояние взаиморасчетов будет искажено.
В условиях ведения компьютерного учета правильный расчет развернутого сальдо возможен только при ведении аналитического учета на счетах расчетов. В противном случае у программы не будет необходимой базы для выполнения правильного расчета.
Нередко приходится сталкиваться с ситуацией, когда бухгалтерия ленится корректно вести в программе аналитический учет и в результате получает неверные результаты. Программа здесь не виновата: она выполняет расчеты строго исходя из имеющихся в информационной базе данных. Подчеркнем это обстоятельство. Любая программа, какой бы хорошей она не была, не сможет правильно работать при несоблюдении формальных правил оформления вводимых в базу данных сведений о хозяйственных операциях.
Некоторые программы "заставляют" бухгалтера указывать аналитические объекты везде, где это требуется, что предохраняет от возникновения многих ошибок. В этом случае необходимая аналитика для счетов расчетов предусмотрена изначально. Пользователю ничего не надо настраивать, а следует лишь аккуратно задавать коды объектов аналитического учета при вводе документов и записей на счетах.

Завышение задолженностей

Теперь рассмотрим пропущенный нами ранее вопрос о том, какие именно объекты аналитического учета должны рассматриваться как базовые при расчете развернутого сальдо. Чтобы понять в чем здесь проблема, приведем следующую иллюстрацию.
Пусть в условиях ранее рассмотренного примера у предприятия имеется еще один партнер - "фирма3" и с ним заключено два договора. По одному договору партнер осуществил поставку продукции на сумму 20 тыс. руб., но ее оплата не производилась. По другому договору поставщику перечислена сумма 20 тыс. руб., но поставки не осуществлялись. Если эти операции также отражаются на счете 76, то с точки зрения взаиморасчетов с данным контрагентом никто никому не должен и потому развернутое сальдо синтетического счета не изменилось.
В то же время, если в качестве аналитических объектов, являющихся базой для расчетов, выбрать документы-основания (договоры) и не принимать во внимание, что они относятся к одному и тому же партнеру, то при следовании указанному пункту инструкции будет одновременно зафиксирована и дебиторская и кредиторская задолженности в сумме 20 тыс. руб. К сожалению, в некоторых программах (не будем называть, чтобы не создавать антирекламу) расчеты производятся именно так, с одновременным завышением и дебиторской, и кредиторской задолженностей.
При ведении ручного учета такая ситуация легко может возникнуть в силу того, что естественной базой для свода данных по отгрузкам и оплатам являются документы-основания. Многие бухгалтеры именно так и работают, "закрывая" оплату и отгрузки связанные одним документом-основанием и потом суммируя итоги взаиморасчетов по каждому из них. В результате в баланс могут попасть завышенные оценки дебиторской и кредиторской задолженностей.
Один показатель - четыре разных значения
Автоматизация параллельного ведения учета в нескольких стандартах
Распределение затрат как потенциальная причина ошибочных выводов об эффективности сегментов бизнеса
Оборот-брутто или оборот-нетто?